Le tableau de bord, l’outil pour piloter votre entreprise 

Pour gérer au mieux votre activité, vous avez besoin d’indicateurs clefs qui vous aideront au suivi et à la prise de décision. L’utilisation de tableaux de bord régulièrement mis à jour est essentielle : découvrez pourquoi et apprenez à les mettre en place.

Le tableau de bord est un outil de suivi et de pilotage des performances qui vous permet d'obtenir une vue d'ensemble de l'activité de votre entreprise. Il synthétise les points importants de cette activité, que vous aurez préalablement soigneusement choisis, et poursuit un double objectif: prévenir les difficultés et vous aider à piloter en vous alertant sur les actions correctrices à mettre en place.

“En moins de 30 minutes, j'avais une solution pour mon reporting hebdomadaire”

Suivre la santé financière de votre entreprise : anticiper, piloter, corriger

Votre entreprise est lancée et tente de respecter les équilibres financiers préalablement définis dans votre business plan. Toute fois il peut arriver que vos estimations ne correspondent pas tout à fait à la réalité : le décollage des ventes est plus lent que prévu et les charges d'exploitation s'accumulent lourdement…

Il faut donc réaliser de nouvelles prévisions prenant en compte les données réelles de l'entreprise pour éviter les mauvaises surprises, notamment en matière de trésorerie.
C’est à ce moment-là que les tableaux de bord de gestion vous seront un outil précieux. Ils vous permettent de réaliser et de réajuster vos prévisions financières. Ils sont essentiels pour :

• vous fixer des objectifs réalistes en termes de chiffre d'affaires,
• anticiper une montée en charges,
• anticiper le lancement d'une nouvelle activité ou le recrutement d'un nouveau collaborateur,
• anticiper les problèmes de trésorerie,
• négocier un découvert ou d'autres solutions financières à court terme auprès du banquier,
• négocier une levée de fonds auprès d'investisseurs,
• maintenir les performances de l'entreprise, etc.

Établir votre tableau de bord de gestion

Le tableau de bord repose sur la fixation d'objectifs pertinents. Le premier travail consiste donc à trouver les indicateurs clefs adaptés à votre entreprise et en fonction de ces derniers, à formaliser des objectifs.

Il existe 4 catégories d'indicateurs à utiliser en fonction de l'activité de l'entreprise :

• des indicateurs économiques qui  mesurent les résultats et les coûts,
• des indicateurs physiques qui mesurent la qualité des produits, le traitement des commandes, la logistique, etc.,
• des indicateurs humains chargés de mesurer la performance des salariés productifs (consultants, ouvriers,     etc.),
• des indicateurs de suivi de projets qui aident à mesurer l'avancée d'un projet.

A vous de choisir les indicateurs que vous utiliserez pour vos tableaux de bord de gestion en fonction de ce que vous souhaitez mesurer.
Les prévisions financières que vous avez réalisées en amont de la création de votre entreprise fixent le cadre et les repères pour la suite.

Vous pouvez choisir le schéma ci-dessous pour construire un ou des tableaux de bord (en fonction de la taille de l'entreprise).

Faire accepter cet outil dans votre entreprise

Ayez confiance en vos hommes de terrain et n’imposez pas vos idées pour réaliser les tableaux de bord.

Une co-construction avec les personnes concernées (techniciens, commerciaux, service après-vente, etc.) est recommandée pour que cet outil soit accepté et utilisé naturellement.

N’hésitez pas à les impliquer dès la création, en sous-groupe par exemple, pour concevoir le tableau de bord. Cela vous évitera quelques désagréments (informations non pertinentes, trop ou peu d’informations) tout en étant au plus proche de la réalité. Veillez à ce que la compilation de tous les tableaux soit facile pour la lecture et prise de décisions.

Analyser les écarts 

Le tableau de bord met en relief les écarts entre les prévisions et le niveau d'activité réel de votre entreprise.
Vous devez donc, dans un premier temps, procéder à un diagnostic de ces écarts et déterminer les raisons pour lesquelles le niveau d'activité de votre entreprise diffère de vos objectifs :

• Sont-ils trop élevés par rapport à l'environnement dans lequel votre entreprise évolue ?
• Des problèmes internes sont-ils apparus ?
• La conjoncture est-elle mauvaise ?

Pour les très jeunes entreprises ne possédant pas encore d'historique, l'analyse hebdomadaire ou mensuelle des écarts permet de mieux en connaître l'évolution et de formuler des objectifs précis et réalistes.

Une fois votre diagnostic achevé, il sera temps de mettre en œuvre des actions correctrices afin d'améliorer les performances de votre entreprise et de remédier aux mauvais résultats.

Affiner vos actions correctrices

Grâce au tableau de bord de gestion, vous pouvez également savoir poste par poste si les objectifs fixés préalablement ont été tenus ou non.

Dans le cas où les objectifs ne sont pas atteints, il faut :

• en comprendre les raisons : un manque d'effort commercial, un nouveau concurrent, une augmentation de tarif d'un prestataire par exemple,
• choisir les meilleures actions à     déployer afin d'y remédier : lancement d'une action de communication, diminution des stocks, changement du mode de transport, etc.

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