Assistant (e) administration au sein de la Direction.
Contexte
Actigone est un centre de formation ancrée sur le territoire de Paris / Ile de France.
L’assistant(e) administration est rattachée à la Direction.
L’assistant(e) administration est hiérarchiquement rattachée à Mr RUCINE, Président Directeur Général et Mr LOIRE Directeur Général et responsable pédagogique.
“L'assistant(e) gère, organise, accueil. C'est le cœur de la vie du centre”
Missions
L’assistant(e) exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il (elle) remplacera si besoin un formateur.
Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du centre de formation. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Il (elle) prend en charge, l’organisation matérielle et logistique des réunions d’Actigone.
Activités
1. Gestion administrative
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
- Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, …), les reproduire et les diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
- Prendre en charge des aspects logistiques (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …)
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
- Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
- Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des élections
- Suivre certains dossiers (relations avec la Ferme Pédagogique, l’association Clinamen, …) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
2. Organisation administrative et logistique des réunions d’Actigone
- Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
- Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
- Vérifier la régularité des réunions : quorum ….
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser, finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
- Suivre le prestataire de prise de note
3. Organise le bon déroulement des formations
- Gérer l’organisation matérielle et logistique des salles de formations (stagiaires et formateurs)
- Accueil les stagiaires à leur arrivée du matin
- Remplace un formateur absent ou manquant
Connaissances
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Maîtrise de WORD, EXCEL, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
Compétences opérationnelles
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
- Sens des priorités
- Sens de l'organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs
- Connaitre le fonctionnement des formations Actigone et être en capacité de former les stagiaires.
Savoir être :
- Discrétion
- Très bon sens relationnel
- Calme
- Autonome
- Accueillante
- Capacité d’anticipation
- Force de proposition
- Sens de l'écoute
- Sens du service public
- Pédagogue
Recrutement
Ce poste est ouvert à la mobilité interne au sein de l’établissement.
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative, formateur.
